Chữ ký số là gì? Những điều cần biết về chữ ký số cho cá nhân, doanh nghiệp

 

Trong thời đại số hóa, việc giao dịch, ký kết hợp đồng và thực hiện các thủ tục hành chính qua mạng ngày càng phổ biến. Cùng với đó, chữ ký số trở thành một công cụ không thể thiếu trong việc xác thực danh tính và đảm bảo tính pháp lý của các giao dịch điện tử. Vậy chữ ký số là gì? Và cá nhân, doanh nghiệp cần lưu ý điều gì khi sử dụng? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Chữ ký số là gì?



Chữ ký số (Digital Signature) là một dạng chữ ký điện tử sử dụng công nghệ mã hóa để xác nhận danh tính của người ký và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu trong các văn bản điện tử.

Chữ ký số thường được tích hợp trong USB Token hoặc phần mềm, và được cấp bởi các Tổ chức chứng thực chữ ký số (CA) được nhà nước cấp phép.

Một chữ ký số gồm 3 yếu tố chính:

  • Khóa riêng (Private key): Dùng để ký.

  • Khóa công khai (Public key): Dùng để xác minh chữ ký.

  • Chứng thư số: Chứa thông tin định danh của chủ thể và do CA cung cấp.

2. Lợi ích của chữ ký số

Đối với cá nhân:

  • Ký hợp đồng, văn bản pháp lý trực tuyến nhanh chóng.

  • Nộp thuế, khai báo bảo hiểm, làm thủ tục hành chính điện tử mà không cần đến trực tiếp cơ quan.

  • Tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí.

Đối với doanh nghiệp:

  • Giao dịch điện tử an toàn, hợp pháp.

  • Ký hóa đơn điện tử, báo cáo tài chính, hồ sơ đấu thầu online.

  • Nâng cao uy tín, chuyên nghiệp hóa hoạt động kinh doanh.

3. Tính pháp lý của chữ ký số

Theo Luật Giao dịch điện tử Việt Nam, chữ ký số hợp lệ có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay hoặc con dấu. Điều kiện để chữ ký số được công nhận gồm:

  • Được tạo ra bằng phương tiện hợp pháp do chủ sở hữu kiểm soát.

  • Được xác minh bằng chứng thư số do tổ chức được cấp phép cung cấp.

  • Toàn vẹn dữ liệu sau khi ký (không bị chỉnh sửa, thay đổi).

4. Những lưu ý khi sử dụng chữ ký số

Lựa chọn nhà cung cấp uy tín:

Chọn các tổ chức chứng thực được Bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép như Viettel-CA, VNPT-CA, FPT-CA, BKAV-CA...

Đảm bảo bảo mật:

  • Không chia sẻ USB Token, mật khẩu hoặc phần mềm chứa chữ ký số.

  • Thường xuyên kiểm tra thời hạn chứng thư số.

  • Cập nhật phần mềm và hệ thống để tránh lỗ hổng bảo mật.

Phù hợp với mục đích sử dụng:

Cá nhân và doanh nghiệp nên chọn loại chữ ký số phù hợp: dùng cho khai thuế, hóa đơn điện tử, BHXH, hải quan hay giao dịch hợp đồng dân sự.

5. Làm thế nào để đăng ký chữ ký số?

Các bước cơ bản:

  1. Chọn nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số.

  2. Đăng ký thông tin cá nhân/doanh nghiệp.

  3. Ký hợp đồng dịch vụ và nhận thiết bị (nếu có).

  4. Cài đặt phần mềm chữ ký số lên máy tính.

  5. Bắt đầu sử dụng để ký các giao dịch điện tử.

Kết luận

Chữ ký số đang dần trở thành “chìa khóa” không thể thiếu cho mọi cá nhân, doanh nghiệp trong kỷ nguyên số. Việc hiểu đúng, sử dụng đúng và bảo mật đúng chữ ký số sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả công việc và đảm bảo pháp lý trong mọi giao dịch.

Nếu bạn đang kinh doanh, hoặc thường xuyên làm việc với các thủ tục hành chính online, hãy cân nhắc đăng ký và sử dụng chữ ký số ngay hôm nay!

Liên quan